Gli strumenti giusti per il tuo ufficio: ottimizza il lavoro!

Nel momento in cui ci si accinge a progettare il nuovo spazio lavorativo, è importante tenere presente gli strumenti che ogni operatore dovrà utilizzare. Nella scelta è importante considerare due fattori: benefici degli utenti e spazi necessari per il corretto utilizzo.

Vi diamo una breve descrizione degli strumenti con alcune note sul loro utilizzo e posizionamento.

MONITOR PC

I monitor si dividono in:

• – schermi piatti lcd sia per computer fissi che per notebook;
• – schermi a tubo catodico.

Un consiglio, eliminate gli eventuali, ci auguriamo ancora pochi, schermi a tubo catodico, ancora attivi nei vostri uffici. Oltre al minor peso e volume, gli lcd hanno un consumo di energia inferiore del 70%, non emettono raggi x, generano campi elettrostatici e campi elettromagnetici di bassa intensità.

Tenete presente che gli schermi continuano a consumare energia elettrica anche da spenti; è importante prevedere un sistema di spegnimento generale o per postazione.

Il monitor deve essere posizionato al centro dell’asse visivo, per evitare continui movimenti del capo. La distanza occhi schermi ottimale per l’utente va da 50 a 80 cm., a seconda della dimensione del video.

Per quanto riguarda l’arredo, il posto di lavoro consigliato è: scrivania diritta profondità 80 cm., larghezza 160/180 cm., allungo laterale profondità 60 cm., larghezza 80/120 cm.

Hanno perso la loro funzione le isole di lavoro, chiamate anche complanari; avevano la peculiarità di alloggiare il video a tubo catodico (molto profondo), nell’angolo della scrivania.

Per chi ha poco spazio, è utile sapere che oggi, con l’avvento degli schermi piatti lcd, sono a norma anche le scrivanie profondità 60 cm., avendo la precauzione di non posizionarle contro il muro.

TASTIERA

Utilizzare tastiere di tipo slim con possibilità di regolare l’inclinazione tramite piedini. Lo spazio sulla scrivania deve consentire l’appoggio degli avambracci, per questo la tastiera deve essere posizionata a 10-15 cm. dal bordo.

MOUSE

Lo strumento è utilizzato dalla maggioranza degli utenti di pc. I più comuni sono quelli a forma ovoidale.

Due consigli utili:

– utilizzare un tappetino per il mouse con poggia polsi in gel, per ridurre l’affaticamento del polso e della mano e con fondo antiscivolo per garantire un più preciso puntamento del mouse;

– dotarsi di un mouse con rotellina di scorrimento, soprattutto se si usa internet frequentemente e per periodi prolungati.

È naturalmente importante prevedere uno spazio adeguato sulla scrivania a destra o sinistra della tastiera, per l’utilizzo del mouse. Lo spazio è determinato dalle dimensioni del tappetino.

DESKTOP

Cpu o desktop è il pc per postazioni di lavoro fisse. Normalmente sono di dimensioni contenute e di forma scatolare. Vengono normalmente posizionati sul piano di lavoro o anche dietro il monitor. Noi consigliamo, sia per motivi di rumore sia di ottimizzazione degli spazi, di posizionarlo sotto il piano della scrivania tramite supporti che si agganciano al top o alla struttura, o se si preferisce libero, ne esistono dei modelli su ruote che si abbinano al design degli arredi. Non dimentichiamoci di considerare la facilità d’uso nell’inserimento di cd, dvd e chiavette usb.

TELEFONO

La stragrande maggioranza delle persone, quando si parla di telefono fisso, pensano ai normali telefoni collegati ad un centralino. Questi telefoni hanno diverse funzioni ma sono stati superati da nuove tecnologie che permettono di interfacciarsi con il sistema informatico. In parole povere il telefono diventa il pc, questo dà la possibilità immediata all’operatore di avere contestualmente alla chiamata, le informazioni sulla persona/azienda che sta chiamando. Immaginiamo un cliente che chiama il fornitore, l’operatore del front office può visualizzare le informazioni archiviate sul sistema CRM ed eventualmente aggiornare la scheda in tempo reale, con nuove utili informazioni.

Per migliorare il lavoro delle persone al telefono, valutare gli eventuali vantaggi dati dalla installazione di cuffie, con filo o wireless, mono o biauricolare.

Per quanto riguarda i telefoni tradizionali, se si hanno problemi di spazio sulla scrivania, esistono in commercio, supporti per telefono con braccio snodabile.

FAX – FOTOCOPRIATICI – STAMPANTI – STAMPANTI MULTIFUNZIONE

Negli ultimi anni hanno acquistato mercato le macchine multifunzione che, lo dice la parola, svolgono il lavoro di più strumenti, come fotocopriatici, stamapnti e fax. In aziende con più impiegati che lavorano vicini si usa installare una buona macchina che serva il lavoro di più persone. Per quanto riguarda il posizionamento, si consiglia un supporto su ruote ad hoc. Attenzione all’altezza di lavoro (macchina + supporto), considerando che spesso vengono utilizzate da donne.

CALCOLATRICE

È uno strumento storico, da sempre presente sulle scrivanie. Ancora oggi, nonostante l’utilizzo del pc per fare i calcoli, sono ancora attuali ed usate dalla maggior parte di manager ed impiegati. Sebbene ne esistano dei modelli molto sofisticati, utilizzati nell’area didattica, le funzioni richieste dalla maggior parte degli utenti, sonno quelle base. Di dimensioni ridotte, sono di facile collocazione sui piani di lavoro.